Wizyta, która sprzedaje: standard spotkania handlowego u klienta

Standard wizyty handlowej

Kod odcinka: S1E06

Sezon: S1

Typ: foundational

Cześć, tu Darek z Polsoftu.

Witaj w szóstym odcinku naszej serii o fundamentach pracy w terenie.

W zeszłym tygodniu porządkowaliśmy harmonogramy i trasy w firmach usługowych, a dzisiaj wracamy do handlu i dystrybucji.

Temat na dziś: standard wizyty handlowej. Bo jeśli każdy handlowiec robi wizytę po swojemu, to nie masz zespołu sprzedażowego. Masz grupę solistów, których nie da się porównać ani rozliczać.

Błąd tygodnia

Dziś dostaniesz konkretny standard wizyty do wdrożenia w ciągu tygodnia, plus listę kontrolną do pobrania. A na końcu jak zawsze Błąd Tygodnia.

Sygnały problemu

Zanim przejdziemy do rozwiązań, trzy szybkie sygnały.

Po pierwsze: nie wiesz, co handlowiec robił u klienta.

Wpada raport: byłem, rozmawiałem, wrócę.

Ale o czym rozmawiał? Co ustalił? Czy sprawdził półkę? Nie wiadomo.

A za dwa tygodnie klient dzwoni z pretensjami, bo ustalenia zginęły.

Po drugie: nie możesz porównać pracy dwóch handlowców.

Jeden robi dwadzieścia wizyt i generuje wyniki.

Drugi robi dwadzieścia i wyników nie ma. Dlaczego? Nie wiesz, bo nie masz danych o jakości wizyt.

Ilość wizyt to nie jest KPI.

Jakość wizyty to jest KPI.

Po trzecie: zobowiązania giną między wizytami. Handlowiec obiecuje materiały POS, zmianę cennika, dodatkową dostawę. Nigdzie tego nie zapisuje. Dwa tygodnie później nikt nie pamięta. Klient traci zaufanie.

Jeśli chociaż jeden z tych punktów brzmi znajomo, to znaczy, że potrzebujesz standardu wizyty.

Wizyta handlowa to nie jest spotkanie. To proces z konkretnymi celami i wynikami. Każda wizyta powinna mieć co najmniej jeden z czterech celów.

Cel pierwszy: zamówienie. Nie sprzedaż, bo sprzedaż to wynik wielu wizyt. Zamówienie to konkret z tej jednej.

Cel drugi: ekspozycja i merchandising. Czy produkt stoi gdzie powinien? Czy jest widoczny? Czy materiały POS są na miejscu?

Cel trzeci: ustalenia handlowe. Nowe warunki, zmiana asortymentu, reklamacja, zwrot. Wszystko co wymaga decyzji.

Cel czwarty: windykacja miękka. Klient zalega z płatnością? Handlowiec jest pierwszą linią kontaktu. Nie windykatorem, ale osobą która mówi: hej, mamy temat do wyjaśnienia.

Jeśli Twój handlowiec jedzie do klienta bez jasnego celu, to jedzie na kawę. A kawa nie generuje przychodu.

Konkretna lista kontrolna, którą Twój handlowiec może stosować od poniedziałku. Trzy fazy.

Faza 1: Na wejściu.

Sprawdź kartotekę klienta. Jakie były ustalenia z ostatniej wizyty? Czy są zaległości? Jaki jest status ostatniego zamówienia? To zajmuje dwie minuty w aplikacji, a zmienia całą rozmowę. Bo wchodzisz przygotowany, nie na oślep.

Potwierdź cel wizyty. Jedziesz po zamówienie? Sprawdzasz ekspozycję? Omawiasz promocję? Ustal to przed wejściem, nie w trakcie.

Sprawdź materiały. Masz katalogi, cenniki, próbki, materiały POS które obiecałeś? Jeśli nie, lepiej przełożyć wizytę niż wejść z pustymi rękami.

Faza 2: W trakcie.

Zrealizuj cel wizyty. Nie zaczynaj od pogody i kawy. Szanuj czas klienta i swój. Najpierw konkrety.

Sprawdź półkę. Jeśli handlujesz produktem fizycznym, obejdź punkt. Gdzie stoi Twój produkt? Czy jest widoczny? Czy cena jest poprawna? Zrób zdjęcie. To trwa minutę, a daje dane których żaden raport nie zastąpi.

Zbierz zamówienie proaktywnie. Masz historię zakupów, wiesz co kupował ostatnio. Zaproponuj: widzę że kończy Ci się X, zamawiam? To jest sprzedaż proaktywna, nie reaktywna.

Omów ustalenia i zobowiązania. Kto ma co zrobić? Do kiedy? Powiedz to głośno i zapisz przy kliencie. Nie po wyjściu w samochodzie.

Faza 3: Na wyjściu.

Zamknij raport wizyty od razu. Nie w biurze, nie wieczorem. Teraz, póki pamiętasz. Status wizyty, notatka co ustalono, zamówienie jeśli było, zobowiązania z terminami, zdjęcia półki.

Potwierdź następną wizytę. Powiedz klientowi kiedy wrócisz. To buduje rytm i przewidywalność.

Wyślij zobowiązania do biura natychmiast. Nie czekaj do piątku, bo w piątek będziesz miał dziesięć takich rzeczy i połowa zginie.

To jest miejsce w którym ginie większość ustaleń.

Handlowiec wraca z wizyty i wpisuje: byłem u klienta, porozmawialiśmy, wrócę za dwa tygodnie. I to ma być raport? To nie jest raport. To jest notatka, która nie mówi nic nikomu.

Raport z wizyty powinien zawierać cztery rzeczy.

Pierwsze: co było celem wizyty i czy został zrealizowany. Tak lub nie.

Drugie: co ustalono z klientem. Konkret, nie ogólniki. Nie porozmawialiśmy o promocji. Tylko: klient zgodził się na ekspozycję końcówki regału od marca, potrzebuje stołek i plakat.

Trzecie: zobowiązania z terminami. Handlowiec: wysłać cennik do piątku. Biuro: materiały POS do poniedziałku. Klient: potwierdzić miejsce ekspozycji.

Czwarte: data następnej wizyty i jej cel. Żeby za dwa tygodnie nie jechać na oślep, tylko z konkretem.

I teraz klucz: te zobowiązania muszą być widoczne nie tylko dla handlowca. Muszą być widoczne dla szefa, dla biura, dla każdego kto obsługuje tego klienta. Bo jeśli handlowiec zachoruje albo zmieni region, ktoś musi wiedzieć co zostało obiecane. Inaczej tracisz ciągłość relacji z klientem.

Plan działania

Twój plan na ten tydzień

Pięć dni, pięć konkretów.

Dzień pierwszy: Zdefiniuj cztery cele wizyt w swoim zespole. Zamówienie, ekspozycja, ustalenia handlowe, windykacja. Każda wizyta musi mieć przypisany cel przed wyjazdem.

Dzień drugi: Napisz checklistq wizyty. Trzy fazy: na wejściu, w trakcie, na wyjściu. Drukujesz na kartce albo wrzucasz do aplikacji. Każdy handlowiec dostaje ten sam schemat.

Dzień trzeci: Szkolenie, dwadzieścia minut. Pokazujesz dwie wizyty: jedną dobrze zrobioną i jedną źle. Nie tłumacz teorii, pokaż przykład.

Dzień czwarty i piąty: Pilotaż. Każdy handlowiec robi pięć wizyt według nowego standardu. Po każdym dniu zbierasz feedback: co działa, co przeszkadza, co uprościć. Nie czekaj z poprawkami, koryguj na bieżąco.

Po tygodniu masz działający standard wizyty, przetestowany na prawdziwych klientach. I możesz go skalować na cały zespół.

BŁĄD TYGODNIA

Błąd brzmi: raport z wizyty wypełniany wieczorem z pamięci.

Handlowiec robi osiem wizyt dziennie. Wraca o szóstej i pisze raporty z pamięci. Po ośmiu wizytach nie pamięta co było na trzeciej. Myli klientów, myli ustalenia, zapomina o zobowiązaniach.

Rozwiązanie: raport zamykasz zanim odjedziesz od klienta. Dwie minuty na parkingu. Dane świeże są dokładne. Dane z pamięci są fikcją.

Podsumowanie

Podsumowując. Po pierwsze: wizyta handlowa to proces z celami, krokami i wynikami. Jeśli każdy robi to po swojemu, nie masz danych do zarządzania.

Po drugie: trzy fazy wizyty dają Ci powtarzalny standard który możesz mierzyć i poprawiać.

Po trzecie: raport zamykasz od razu po wizycie. Dwie minuty na parkingu ratują godzinę pracy biura.

Przygotowałem listę kontrolną wizyty handlowej w wersji skróconej. Drukujesz, dajesz handlowcom i od poniedziałku nowy standard. Link w opisie odcinka.

Jeśli chcesz żebyśmy pomogli wdrożyć standard wizyty w Twoim zespole, odezwij się przez formularz Kontakt Handel na stronie.

W kolejnym odcinku wracamy do firm usługowych. Porozmawiamy o dowodzie wykonania: jak się zabezpieczyć i przyspieszyć rozliczenia?

Dzięki za Twój czas, ustandaryzuj wizytę i do usłyszenia w trasie!