Krótsze trasy, mniej Excela: jak planować harmonogram pracy w terenie

Harmonogramy i trasy

Kod odcinka: S1E05

Sezon: S1

Typ: foundational

Cześć,

tu Darek z Polsoftu.

Witaj w piątym odcinku naszej serii

o fundamentach pracy w terenie.

W zeszłym tygodniu

porządkowaliśmy kartoteki klientów i produktów

po stronie handlu i dystrybucji.

Dzisiaj wracamy do firm usługowych

i bierzemy się za coś,

co boli każdego koordynatora ekip:

harmonogramy i trasy.

Czyli jak skrócić dojazdy

i ogarnąć planowanie dnia,

bez excelowego horroru.

Zacznę od prostego pytania.

Ile procent czasu pracy

Twojego technika w terenie

to faktyczna praca u klienta?

A ile to jazda między punktami,

czekanie,

szukanie adresu

i wracanie do bazy z niezałatwionym tematem.

Jeśli kiedykolwiek policzyłeś to uczciwie,

to odpowiedź pewnie Cię zabolała.

W wielu firmach usługowych

efektywny czas pracy u klienta

to 20 do 40 procent dnia.

Reszta to logistyka.

Dojazdy.

Przerwy wymuszone złym planowaniem.

Objazdy,

bo zlecenia były poukładane

nie geograficznie,

ale ale w przypadkowej kolejności.

I teraz pomyśl,

co by się stało,

gdybyś te 40 procent

podciągnął do 60.

Nie potrzebujesz nowych ludzi.

Nie potrzebujesz nowego samochodu.

Potrzebujesz lepszego planu dnia.

Sprawdźmy,

czy ten problem dotyczy Twojej firmy.

Sygnały problemu

Są na to trzy szybkie sygnały.

Po pierwsze:

Twoje ekipy same decydują

o kolejności zleceń.

Dyspozytor przydziela zlecenia na dany dzień,

ale kolejność?

To technik sobie ustala w aucie.

Na oko.

Po znajomości terenu.

Albo od tego co mu się wydaje bliżej.

Efekt?

Trasa wygląda jak seria gaszonych pożarów a nie zaplanowany dzień.

Z jednego końca miasta na drugi

i z powrotem.

Po drugie:

Planowanie odbywa się

w Excelu lub na kartce.

Koordynator otwiera arkusz,

patrzy na listę zleceń,

patrzy na listę techników,

i zaczyna ręczne przypisywanie.

Godzinę przed wyjazdem ekip.

Albo wieczorem dnia poprzedniego,

na szybko,

bo jeszcze trzeba ogarnąć rozliczenia.

Zero okien czasowych.

Zero priorytetów.

Zero wiedzy o tym,

gdzie technik skończył ostatnie zlecenie.

Po trzecie:

Nikt nie mierzy czasu dojazdu.

Wiesz ile trwało zlecenie.

Ale nie wiesz ile trwał dojazd.

Nie wiesz,

czy technik stał godzinę w korku,

czy pojechał na drugą stronę miasta

do zlecenia,

które spokojnie mogło poczekać do jutra.

A skoro nie mierzysz,

to nie możesz poprawić.

Jeśli chociaż jeden z tych punktów

brzmi znajomo,

to znaczy,

że Twoje planowanie

zostawia na stole

realny czas i realne pieniądze.

Wielu koordynatorów myśli,

że planowanie tras

to jest temat na zaawansowany system GPS,

algorytmy optymalizacyjne

i drogie oprogramowanie.

Błąd.

Zanim dojdziesz do algorytmów,

musisz mieć fundamenty.

A fundamenty planowania

to trzy proste zasady,

które możesz wdrożyć

nawet na kartce.

Zasada pierwsza:

Okna czasowe.

Każde zlecenie powinno mieć

określony przedział godzinowy,

w którym ekipa może się pojawić.

Nie konkretną godzinę.

Przedział.

Na przykład 8 do 10.

Albo 13 do 15.

Dlaczego przedział, nie godzina?

Bo godzina to obietnica,

której w terenie nie da się dotrzymać.

Jeden korek,

jedno zlecenie które się przeciąga,

i cały plan się sypie.

Przedział daje Ci bufor.

A klientowi daje jasność.

Wie kiedy czekać.

Nie dzwoni co 20 minut

z pytaniem gdzie jest technik.

Zasada druga:

Priorytety.

Nie wszystkie zlecenia

są sobie równe.

Awaria u klienta premium

z podpisanym SLA na 4 godziny

to nie to samo

co przegląd prewencyjny

w małej firmie bez umowy.

Twój system musi to rozróżniać.

I koordynator musi wiedzieć,

że jeśli wpadnie awaria klasy A,

to zlecenie klasy C

przepada na dzisiaj

i jedzie na jutro.

Bez dyskusji.

Bez dzwonienia do szefa.

To musi być zasada,

nie decyzja podejmowana za każdym razem.

Zasada trzecia:

Regiony.

Podziel swój obszar działania

na strefy.

Nie musisz tego robić precyzyjnie.

Wystarczy logiczny podział:

północ, południe, wschód, zachód.

Albo dzielnice.

Albo kody pocztowe.

I przypisz ekipy do regionów.

Regiony powinny być stałe, a wyjątki robimy tylko wtedy, gdy wymaga tego obciążenie albo awarie

To nie musi być skomplikowane.

Ale musi być konsekwentne.

Bo jeśli ekipa A rano jest na północy,

potem jedzie na południe na jedno zlecenie,

a potem wraca na północ,

to właśnie wyrzuciłeś w błoto

godzinę jazdy i pół baku paliwa.

To są trzy fundamenty.

Okna czasowe.

Priorytety.

Regiony.

Bez nich

nawet najlepszy system GPS

nie pomoże,

bo będzie optymalizował chaos.

A zoptymalizowany chaos

to nadal chaos.

Dobra,

masz zasady planowania.

Teraz porozmawiajmy o czymś,

czego większość firm nie robi,

a co zmienia wszystko:

raportowanie,

które uczy planowanie.

Co to znaczy?

Oznacza,

że Twoi technicy

powinni raportować

nie tylko wynik zlecenia,

ale też logistykę dnia.

Konkretnie trzy rzeczy.

Po pierwsze:

Czas dojazdu do każdego zlecenia.

Nie musisz montować GPS w samochodach.

Wystarczy,

że technik kliknie start

kiedy wyjeżdża z poprzedniego punktu,

i stop

kiedy dojeżdża na następny.

Dwie kliknięcia.

Tyle.

Po drugie:

Czas oczekiwania na miejscu.

Dojechał,

ale klient nie był gotowy.

Albo klucze były u ochroniarza.

Albo budynek był zamknięty.

Ten czas jest niewidoczny.

Ale kosztuje dokładnie tyle samo

co czas pracy.

Po trzecie:

Odchylenia od planu.

Jeśli zlecenie numer trzy

zostało przesunięte na koniec dnia,

to dlaczego?

Bo się przeciągnęło poprzednie?

Bo klient odwołał?

Bo koordynator zmienił plan w trakcie dnia?

Ta informacja jest złotem

dla koordynatora,

który planuje następny tydzień.

Bo jeśli co piątek

zlecenia z regionu wschodniego

lecą na następny tydzień,

to może w piątki

nie warto tam wysyłać ekip.

I teraz kluczowa rzecz.

Te dane nie są po to,

żeby kontrolować technika.

Powtórzę.

Nie chodzi o kontrolę.

Chodzi o to,

żeby koordynator widział

wzorce.

Gdzie regularnie tracimy czas?

Które okna czasowe są nierealne?

Które regiony generują najwięcej odchyleń?

To jest planowanie,

które uczy się na danych.

Nie na przeczuciu koordynatora,

który pracuje tu od dziesięciu lat

i wie lepiej.

Dobra,

masz plan.

Teraz ułóżmy to w 5 dni.

Dzień pierwszy:

Wypisz wszystkie zlecenia

z ostatniego tygodnia

i zaznacz na mapie

gdzie były realizowane.

Nie potrzebujesz specjalnego narzędzia.

Wystarczy Google Maps

i szpilki.

Zobaczysz wzorzec.

Albo zobaczysz brak wzorca.

I jedno i drugie jest wartościową informacją.

Dzień drugi:

Zdefiniuj regiony.

Podziel swój obszar

na 3 do 5 stref.

I przypisz do każdej strefy

dni tygodnia.

Poniedziałek strefa A i B.

Wtorek strefa C i D.

I tak dalej.

Dzień trzeci:

Wprowadź okna czasowe.

Ustal 3 do 4 przedziały

na każdy dzień.

Na przykład:

8 do 10 rano.

10 do 12.

13 do 15.

15 do 17.

I od teraz każde zlecenie

musi mieć przypisane okno.

Nie godzinę.

Okno.

Dzień czwarty:

Ustal priorytety.

Zrób prostą klasyfikację:

A, B, C.

A to awarie i SLA.

B to standardowe zlecenia z terminem.

C to przeglądy i zadania bez presji czasowej.

I zapisz jasną zasadę:

A kasuje C.

B przepycha C na następny dzień.

A przepycha B o jedno okno.

Dzień piąty:

Włącz raportowanie logistyki.

Dodaj do raportów techników

trzy pola:

czas dojazdu,

czas oczekiwania,

odchylenia od planu.

Nie musisz tego analizować od razu.

Po dwóch tygodniach

zbiorą Ci się dane,

które pokażą Ci dokładnie

gdzie tracisz czas.

Na koniec

Błąd tygodnia

Błąd Tygodnia.

I ten jest kosztowny.

Błąd brzmi:

Planowanie dnia rano,

na podstawie tego co wpadło do systemu.

Wyobraź sobie koordynatora.

Jest 7:15 rano.

Za 45 minut ekipy wyjeżdżają.

Koordynator otwiera listę zleceń.

Jest ich 14 na dzisiaj.

Ma 3 ekipy.

Zaczyna przydzielać.

Na oko.

Na szybko.

Nie patrzy na mapę.

Nie sprawdza okien czasowych klientów.

Nie wie,

że zlecenie numer 7 i numer 12

to ten sam budynek,

tylko inne piętro.

Efekt?

Ekipa jedzie na Mokotów o 9,

potem na Pragę o 11,

potem z powrotem na Mokotów o 14.

Bo zlecenie na Mokotowie o 14

było numer 12 na liście,

a to o 9 było numer 3.

I nikt nie połączył,

że oba są na tym samym osiedlu.

Rozwiązanie?

Planowanie dnia poprzedniego.

Koordynator kończy dzień

od ułożenia planu na jutro.

Nie rano.

Nie w stresie.

Nie w 45 minut przed wyjazdem.

Wieczorem.

W spokoju.

Z mapą.

Z pełną listą zleceń.

Rano zostają tylko korekty.

Awarie, odwołania, zmiany.

Ale fundament jest gotowy.

Podsumowanie

Podsumowując dzisiejszy odcinek.

Po pierwsze:

Zanim kupisz system GPS

i algorytmy optymalizacji,

wdróż trzy fundamenty:

okna czasowe,

priorytety

i podział na regiony.

Bez nich optymalizujesz chaos.

Po drugie:

Raportowanie logistyki

to nie kontrola technika.

To dane,

które uczą Twoje planowanie.

Czas dojazdu,

czas oczekiwania,

odchylenia od planu.

Trzy pola.

Dwa tygodnie.

I widzisz wzorce.

Po trzecie:

Planuj dzień wieczorem,

nie rano.

Koordynator,

który układa plan o 7:15

w stresie przed wyjazdem ekip,

nie planuje.

On gasi pożary.

Żeby Ci to ułatwić,

przygotowałem gotową listę

10 zasad planowania pracy w terenie.

To jest dokładnie ten zestaw reguł,

od którego zaczynamy

u naszych klientów,

zanim w ogóle otwieramy temat systemu.

Link do pobrania

znajdziesz w opisie odcinka.

Jeśli czujesz,

że Twoje ekipy spędzają

więcej czasu na dojazdach

niż u klientów,

odezwij się do nas

przez formularz

Kontakt Usługi.

Pomożemy Ci

zrobić przegląd planowania

i ustalić plan wdrożenia.

A w kolejnym odcinku

wracamy na stronę handlu.

Porozmawiamy o wizycie handlowej.

Jak wygląda wizyta,

która kończy się zamówieniem,

a nie tylko miłą rozmową przy kawie?

Dzięki za Twój czas,

ogarnij harmonogram

i do usłyszenia w trasie!