Części pod kontrolą: jak zarządzać materiałami w pracy serwisowej

Zarządzanie częściami i materiałami w terenie

Kod odcinka: S1E09

Sezon: S1

Typ: foundational

Polsoft Podcast – Sezon 1, Odcinek 9

Zarządzanie częściami i materiałami w terenie

Cześć, tu Darek z Polsoftu.

Witaj w dziewiątym odcinku naszej serii o fundamentach pracy w terenie.

W zeszłym tygodniu omawialiśmy zarządzanie asortymentem po stronie handlu i dystrybucji, a dzisiaj wracamy do firm usługowych.

Temat na dziś: zarządzanie częściami i materiałami w terenie. Bo jeśli Twój technik nie wie co ma w busie, nie wie czego mu brakuje i nie wie co zabrać na kolejne zlecenie, to traci czas, traci pieniądze i traci cierpliwość klienta.

Błąd tygodnia

Dziś dostaniesz schemat kontroli materiałów do wdrożenia w tydzień, plus checklistę do pobrania. A na końcu Błąd Tygodnia.

Sygnały problemu

Zanim przejdziemy do rozwiązań, trzy szybkie sygnały.

Po pierwsze: technik jedzie na zlecenie i nie ma części. Klasyka. Klient czeka, technik dzwoni do biura, biuro szuka w magazynie, okazuje się że część jest ale na innym samochodzie. Albo trzeba zamówić. Wizyta przepada, klient się wkurza, następny termin za tydzień.

Po drugie: nikt nie wie co jest w busie. Technik ma w aucie części z trzech ostatnich zleceń, resztki z poprzedniego tygodnia i rzeczy które miał oddać miesiąc temu. Nikt tego nie kontroluje. Nikt nie wie ile jest filtrów, uszczelek czy kabli. Stan magazynu mobilnego to zagadka.

Po trzecie: materiały znikają. Nie dlatego że ktoś kradnie. Dlatego że nikt nie dokumentuje zużycia. Technik zużył uszczelkę na zleceniu ale nie wpisał tego w raport. Po miesiącu magazyn pokazuje dwadzieścia sztuk, a w rzeczywistości jest pięć. Zamówienia robisz na podstawie fikcji.

Jeśli chociaż jeden z tych punktów brzmi znajomo, to znaczy że potrzebujesz standardu zarządzania częściami w terenie.

Zacznijmy od fundamentu. Każdy pojazd serwisowy to magazyn mobilny. I tak jak stacjonarny magazyn ma swoją ewidencję, tak bus technika musi mieć swoją listę wyposażenia standardowego.

Lista wyposażenia standardowego to zestaw części i materiałów które technik powinien mieć ze sobą zawsze. Nie które akurat wziął. Które powinien mieć. Dla technika klimatyzacji to będą inne pozycje niż dla elektryka czy hydraulika. Ale każdy technik musi mieć swoją listę.

Bez tej listy nie masz kontroli. Nie wiesz czego brakuje. Nie wiesz co uzupełnić. I nie wiesz czy technik jest gotowy na jutrzejsze zlecenia.

Drugi fundament: dokumentowanie zużycia w czasie rzeczywistym. Technik zużył część na zleceniu? Musi to zapisać od razu. Nie wieczorem. Nie w piątek. Na miejscu, przy kliencie, w momencie użycia.

Dlaczego od razu? Bo wieczorem technik nie pamięta ile zużył uszczelek. Bo w piątek nie pamięta co robił we wtorek. Bo jeśli dokumentujesz po fakcie, to Twoje stany magazynowe są fikcją.

Minimum które musisz zapewnić: technik ma aplikację lub formularz w telefonie. Skanuje kod części albo wybiera z listy. Wpisuje ilość. Zapisuje. Trzydzieści sekund roboty. Ale dzięki temu wiesz co zużył, gdzie i kiedy.

Trzeci fundament: uzupełnianie przed następnym dniem. Technik wraca z trasy, sprawdza co zużył i czego mu brakuje. Zgłasza zapotrzebowanie. Rano ma uzupełniony bus.

Jeśli technik sam musi szukać części w magazynie, sam kompletować i sam ładować auto, to tracisz godzinę jego czasu dziennie. Godzinę pracy w terenie. Pomnóż to przez dwudziestu techników i dwadzieścia dni roboczych.

Lepszy model: technik zgłasza czego potrzebuje, magazynier kompletuje, rano jest gotowe do załadunku. Albo jeszcze lepiej, system automatycznie porównuje stan busa z listą wyposażenia standardowego i generuje listę uzupełnień.

Czwarty fundament: inwentaryzacja mobilna. Raz w tygodniu, piętnaście minut. Technik przegląda bus i potwierdza co ma. Porównuje z listą wyposażenia standardowego. Zgłasza różnice.

To nie jest kontrola z braku zaufania. To jest higiena. Tak samo jak magazyn stacjonarny robi inwentaryzację, tak bus technika potrzebuje regularnego przeglądu. Bo bez tego Twoje dane o stanach są coraz bardziej oderwane od rzeczywistości.

Checklista zarządzania częściami w terenie. Bo teoria to jedno, a codzienna praktyka to drugie.

Przed wyjazdem: sprawdź listę wyposażenia standardowego. Sprawdź czy masz części dedykowane do dzisiejszych zleceń. Sprawdź narzędzia. Załaduj materiały przygotowane przez magazyn.

Na zleceniu: każdą zużytą część zapisz od razu. Wpisz co zużyłeś, ile i na jakim zleceniu. Jeśli użyłeś części z zapasu awaryjnego, oznacz to osobno.

Po powrocie: sprawdź co zużyłeś i czego brakuje. Zgłoś zapotrzebowanie na jutro. Oddaj niewykorzystane części dedykowane do konkretnych zleceń. Uporządkuj bus.

Raz w tygodniu: inwentaryzacja mobilna. Piętnaście minut, porównanie stanu faktycznego z listą wyposażenia standardowego. Zgłoś różnice.

Plan działania

Twój plan na ten tydzień. Pięć dni, pięć konkretów.

Dzień pierwszy: Stwórz listy wyposażenia standardowego dla każdego typu technika. Nie dla każdego technika osobno. Dla każdego typu: klimatyzacja, elektryka, hydraulika. Lista części i materiałów które powinien mieć zawsze.

Dzień drugi: Wdróż dokumentowanie zużycia. Jeśli masz system, włącz moduł materiałowy. Jeśli nie, przygotuj prosty formularz w telefonie. Technik wybiera część, wpisuje ilość, zapisuje.

Dzień trzeci: Ustal proces uzupełniania. Kto kompletuje? Kiedy jest gotowe? Gdzie technik odbiera? Usuń sytuację w której technik sam szuka części po magazynie.

Dzień czwarty i piąty: Pilotaż. Pięciu techników pracuje z nowym schematem. Dokumentują zużycie na bieżąco, wieczorem zgłaszają zapotrzebowanie, rano mają uzupełniony bus. Zbierasz feedback: czy lista jest realna, czy formularz działa, co uprościć.

Po tygodniu masz działający standard zarządzania częściami przetestowany w boju. Skalujesz na cały zespół.

BŁĄD TYGODNIA

Błąd brzmi: technik sam zarządza swoim busem i nikt tego nie weryfikuje.

Technik dostaje klucze do busa i od tego momentu nikt nie wie co jest w środku. Części leżą luzem, zużycie nikt nie kontroluje, inwentaryzacji nie ma. Po pół roku okazuje się że w busach tkwi materiał za kilkadziesiąt tysięcy złotych, z czego połowa to rzeczy których nikt nie potrzebuje.

Rozwiązanie: bus to magazyn mobilny i musi mieć taką samą ewidencję jak magazyn stacjonarny. Lista wyposażenia standardowego, dokumentowanie zużycia na bieżąco, uzupełnianie przed następnym dniem i regularna inwentaryzacja. Nie raz na pół roku. Raz w tygodniu.

Podsumowanie

Podsumowując. Po pierwsze: każdy bus musi mieć listę wyposażenia standardowego. Bez niej nie wiesz czy technik jest gotowy na jutrzejsze zlecenia.

Po drugie: zużycie dokumentuj od razu, na miejscu. Nie wieczorem, nie w piątek. Bo po fakcie to fikcja.

Po trzecie: uzupełnianie to proces, nie improwizacja. Technik zgłasza, magazyn kompletuje, rano jest gotowe.

Przygotowałem checklistę zarządzania częściami w terenie do pobrania. Link w opisie.

Jeśli chcesz żebyśmy pomogli ogarnąć zarządzanie materiałami w Twoim zespole serwisowym, skontaktuj się przez formularz na stronie.

W kolejnym odcinku wracamy do handlu i dystrybucji. Porozmawiamy o raportowaniu z trasy: jak sprawić żeby raporty handlowców były użyteczne, a nie kolejną biurokracją?

Dzięki za Twój czas, ogarnij bus i do usłyszenia w trasie!